POLÍTICA DE TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

ALCALDÍA MUNICIPAL

VILLA DE LEYVA

BOYACÁ

Junio de 2019

CONTENIDO

1. Alcance
2. Marco Legal
3. Identificación del Responsable y/o Encargado del Tratamiento de Datos Personales
4. Definiciones
5. Autorización del Titular
6. Tratamiento y Finalidades
7. Derechos del Titular de los Datos Personales
8. Derechos de los niños, niñas y adolescentes
9. Área Responsable de la Atención de Peticiones, Consultas y Reclamos sobre Datos Personales
10. Procedimiento  para  la  Atención  y  Respuesta  a  Peticiones,  Consultas,  Quejas  y Reclamos de los Titulares de Datos Personales
11. Aviso de Privacidad
12. Vigencia

1. ALCANCE

La Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales presentada a continuación, se aplicará a todas las Bases de Datos y/o Archivos que contengan datos personales y que sean objeto de tratamiento por la Administración Central del Municipio de Villa de Leyva, considerado como responsable y/o encargado del tratamiento de los datos personales.

El literal f del artículo 2° de la Ley 1581 de 2012, establece como excepción de la aplicación del régimen de protección de datos personales, las bases de datos y archivos regulados por la Ley 79 de 1993. Sin embargo, el parágrafo del mismo artículo señala que los principios sobre protección de datos serán aplicables a todas las bases de datos, incluidas las exceptuadas. Por lo tanto, el alcance de la política debe considerar estas precisiones normativas.

2. MARCO LEGAL

• Constitución Política, artículo 15.
• Ley 1266 de 2008.
• Ley 1581 de 2012.
• Decretos Reglamentarios 1727 de 2009 y 2952 de 2010.
• Decreto Reglamentario parcial No 1377 de 2013.
• Sentencias de la Corte Constitucional C – 1011 de 2008 y C – 748 del 2011.

3. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE Y/O ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

La Alcaldía Municipal de Villa de Leyva, con Número de Identificación Tributaria NIT 891.801.268-7.

• Teléfono: (+57)(8) 7320830 / 7320362 / 7321891 / 7320232 Fax: Extensión 101
• Correo electrónico: contactenos@villadeleyva-boyaca.gov.co
• Dirección: Carrera. 9 N° 13 - 11, Alcaldía Municipal de Villa de Leyva - Boyacá
• Código Postal: 154001
• Horario de atención:

• Martes a Viernes y Miércoles después de festivos de 8:00 a.m. a 12:30 p.m. y 2:00 p.m. a 6:00 p.m.
• Sábado de 8:00 a.m. a 3:00 p.m. jornada continua.
• Horario Ventanilla Única - Radicación de Documentos:

• Martes a Viernes y Miércoles después de festivos de 8:00 a.m. a 12:00 p.m. y 2:00 p.m. a 4:00 p.m.
• Sábado de 8:00 a.m. a 1:00 p.m. jornada continua.
• Según Decreto No. 065 de 2018.
   

4. DEFINICIONES

Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las Políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato Sensible: Información que afecta la intimidad de las personas o cuyo uso indebido puede generar  discriminación  (Origen  racial  o  étnico,  orientación  política,  convicciones  filosóficas  o religiosas, pertenencia a sindicatos u organizaciones sociales o de derechos humanos, datos de salud, vida sexual y biométricos, como huellas y fotografías).

La Ley Estatutaria de Protección de Datos Personales considera dentro de la categoría de datos especiales los datos sensibles y los relativos a las niñas, niños y adolescentes, Artículos 5° y 7° respectivamente.

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento. En los eventos en que el Responsable no ejerza como Encargado de la base de datos, se identificará expresamente quién será el Encargado.

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

5. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR

Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el tratamiento se requiere la autorización previa, expresa e informada del titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta y verificación posterior.

Casos en que no se requiere la autorización:

La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:

1. Requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
2. Datos de naturaleza pública.
3. Casos de urgencia médica o sanitaria.
4. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
5. Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
    
   

6. TRATAMIENTO Y FINALIDADES

El tratamiento que realizará la Administración Central del Municipio de Villa de Leyva será el de recolectar, almacenar, procesar, usar y transmitir o transferir, según corresponda, los datos personales, atendiendo de forma estricta los deberes de seguridad y confidencialidad ordenados por la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 y demás regulaciones relacionadas con las siguientes finalidades:

1. Registrar la información de datos personales en las bases de datos del Administración Central del Municipio de Villa de Leyva, con la finalidad de analizar, evaluar y generar datos estadísticos, así como indicadores sectoriales para la formulación de políticas al interior de la Administración Municipal.
2. Facilitar la implementación de programas en cumplimiento de mandatos legales.
3. Enviar la información a entidades gubernamentales o judiciales por solicitud expresa de las mismas.
4. Soportar procesos de auditoría externa e interna.
   
   Así mismo, la Administración Central del Municipio de Villa de Leyva suministrará los datos personales a terceros que le provean servicios o con quien tenga algún tipo de relación de cooperación, a fin de:
   

1. Brindar asistencia técnica.
2. Facilitar la implementación de programas en cumplimiento de mandatos legales.
3. Manejar y administrar bases de datos.
4. Dar respuestas a peticiones, quejas y recursos. e)  Dar respuestas a organismos de control.
    
   Cuando la Administración Central del Municipio de Villa de Leyva reciba información que le haya sido transferida por otras entidades debido a su solicitud o por las sedes o subsedes territoriales certificadas, como último interviniente en la  cadena  informativa  del  sector  estadístico  que  inicia  cuando  los  titulares  dan  su  información personal a representantes de sus sedes o subsedes territoriales, le dará el mismo tratamiento de confidencialidad y seguridad que le proporciona a la información producida y/o recibida por la Administración Central del Municipio de Villa de Leyva.
   
   En este sentido la Administración Central del Municipio de Villa de Leyva instruirá sobre

1. Su calidad de responsables de tratamiento de los datos por ellas recaudados.
2. La  vigilancia  que  deben  ejercer  en  cuanto  al  respeto  del  habeas  data  en  la  relación estadística, laboral y contractual, entre otras.
    
   

7. DERECHOS DEL TITULAR DE LOS DATOS PERSONALES

Como titular de datos personales, se tiene derecho a:

1. Acceder en forma gratuita a los datos proporcionados por la Administración Central del Municipio de Villa de Leyva que hayan sido objeto de tratamiento.
2. Conocer, actualizar y rectificar su información frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o a aquellos cuyo tratamiento esté prohibido.
3. Presentar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen, una vez haya agotado el trámite de reclamo ante el responsable o encargado del tratamiento de datos personales.
4. Solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales, la cual procederá cuando la autoridad haya determinado que la Administración Central del Municipio de Villa de Leyva, en el tratamiento, ha incurrido en conductas contrarias a la Constitución y la normatividad vigente.
5. Conocer la política de tratamiento de datos de la entidad y a través de ella, el uso o finalidad que se le dará a sus datos personales.
6. Identificar al responsable en la Administración Central del Municipio de Villa de Leyva que dará trámite y respuesta a sus solicitudes.
7. Los demás señalados por el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012.
    

8. DERECHOS DE LOS NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES

En el tratamiento, se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes. Queda proscrito para la Administración Central del Municipio de Villa de Leyva el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública.

9. ÁREA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS SOBRE DATOS PERSONALES

La Administración Central del Municipio de Villa de Leyva tiene a su cargo la labor de desarrollo, implementación, capacitación y seguimiento de esta Política a través de un oficial de datos personales cuyo cargo está ubicado en la Secretaria General y Gestión administrativa de la entidad.

Igualmente, la Administración Central del Municipio de Villa de Leyva designó la Ventanilla Única de Atención al Ciudadano como la dependencia responsable de la atención de peticiones, consultas, quejas y reclamos ante la cual el Titular de los datos personales podrá ejercer sus derechos a conocer, actualizar y rectificar el dato.

Para el efecto, todos los servidores y contratistas que realizan el Tratamiento de Datos Personales en las diferentes dependencias, están obligados a cumplir con los términos de esta política y seguir los lineamientos que para tal fin establezca la dependencia designada como responsable.

10. PROCEDIMIENTO PARA ATENCIÓN Y RESPUESTA A PETICIONES, CONSULTAS, QUEJAS Y RECLAMOS DE LOS

TITULARES DE DATOS PERSONALES

Los Titulares de los Datos Personales que estén siendo recolectados, almacenados, procesados, usados y transmitidos o transferidos por la Administración Central del Municipio de Villa de Leyva, podrán ejercer en cualquier momento sus derechos a conocer, actualizar y rectificar la información. Para el efecto, se seguirá el siguiente procedimiento, de conformidad con la Ley de Protección de Datos Personales:

a)    Medios habilitados para la presentación de peticiones, consultas, quejas y reclamos:
La Administración Central del Municipio de Villa de Leyva ha dispuesto los siguientes medios para la recepción y atención de peticiones, consultas, quejas y reclamos que permiten conservar prueba de las mismas:

Medios que están establecidos por medio del DECRETO Nº 065 (08 de Agosto de 2018), "POR MEDIO DEL CUAL SE ADOPTA EL MANUAL PARA EL PROCEDIMIENTO DE ATENCIÓN A PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS Y SUGERENCIAS "PQRS" Y LA VENTANILLA ÚNICA DE ATENCIÓN AL CIUDADANO DE LA ADMINISTRACIÓN CENTRAL DE LA ALCALDÍA MUNICIPAL DE VILLA DE LEYVA - BOYACÁ"

b)    Atención y respuesta a peticiones y consultas:
El Titular o su apoderado, podrán solicitar a la Administración Central del Municipio de Villa de Leyva:

• Información sobre los Datos Personales del Titular que son objeto de Tratamiento.
• Información respecto del uso que se le ha dado por la Administración Central del Municipio de Villa de Leyva a sus datos personales.
  Las peticiones y consultas serán atendidas dentro de los términos establecidos por la Ley y contenidas dentro del Decreto No. 065 de 2018.
  

c)    Atención y respuesta a quejas y reclamos:
El Titular o sus apoderados, podrán solicitar a la Administración Central del Municipio de Villa de Leyva, a través de una queja o reclamo mediante los canales ya indicados:

• La corrección o actualización de la información.
• Que  se  subsane  o  corrija  el  presunto  incumplimiento  a  cualquiera  de  los deberes contenidos en la Ley de Protección de Datos Personales.
  
  La solicitud deberá contener como mínimo la descripción de los hechos que dan lugar a la queja o reclamo, la dirección y datos de contacto del solicitante. Si la queja o reclamo se presentan incompletos,  la Administración Central del Municipio de Villa de Leyva  deberá  requerir  al  interesado  dentro  de  los  cinco  (5)  días siguientes a la recepción de la queja o reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de la queja o reclamo.
  
  En caso de que la entidad que reciba la queja o reclamo no sea competente para resolverla, deberá dar traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de lo ocurrido al interesado.
   
  Una vez recibida la queja o reclamo completo, se incluirá en la Base de Datos, en el aparte correspondiente, una leyenda que diga "en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que la queja o reclamo haya sido resuelta.
  
  El término máximo para atender la queja o el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la queja o el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá  la  queja  o  reclamo,  la  cual  en  ningún  caso  podrá superar  los  ocho  (8)  días  hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
  
  El Titular sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento.
   
  

11. AVISO DE PRIVACIDAD

El Aviso de Privacidad es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato conocido o por conocer, puesto a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales. A través de este documento se informa al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

La Administración Central del Municipio de Villa de Leyva publica en la página web institucional el aviso de privacidad para los usuarios de sus trámites y servicios. Así mismo, anuncia de forma física a sus funcionarios y contratistas el manejo de la privacidad y confidencialidad de los datos, solicitando su autorización escrita para el tratamiento.

La Administración Central del Municipio de Villa de Leyva también publica en lugar visible a los visitantes, la Política de Protección de Datos Personales e informa sobre la recolección y tratamiento de sus datos relacionados con el ingreso a las instalaciones dela Administración Central del Municipio de Villa de Leyva en las diferentes sedes.

12. VIGENCIA

Esta Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales estará vigente a partir de la fecha de su adopción y estará sujeta a actualizaciones en la medida en que se modifiquen o se dicten nuevas disposiciones o normas sobre la materia.